POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA DISPENSERTEC SAS

DISPENSERTEC SAS comprometido con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la seguridad y privacidad de la información que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos personales y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y el Decreto 1377 de 2013 «por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012» y al compromiso institucional en
cuanto al tratamiento de la información, establece medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre DISPENSERTEC SAS y cuyo titular sea una persona natural.

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por DISPENSERTEC SAS considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante DPS).

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

QUIÉNES SOMOS

DISPENSERTEC SAS, con número de identificación tributaria Nit.: 9005278533, ubicado en Carrera 52 B # 72 – 16 Santa María, Itagüí – Antioquia – Colombia. Teléfonos: Col: +57 +57 3167594908 +57 3667699 – +57 3611621. Correo electrónico: servicios@dispensertec.com. La dirección de nuestra web es:https://www.dispensertec.com/

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de
la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas
o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable
del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TRATAMIENTO

DPS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

QUÉ DATOS PERSONALES RECOGEMOS Y POR QUÉ LOS RECOGEMOS

Los datos personales que recogemos o podríamos recoger son tales como el nombre, dirección de correo electrónico, preferencias personales de la cuenta; datos transaccionales, como información de compras (dado el caso en que comencemos a vender vía online); y datos técnicos, como la información sobre las cookies y estos Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de DPS con las siguientes finalidades:

Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios online.
Llenado de solicitudes de suscripción, pedidos de productos y servicios online, o bien para facilitar la solicitud de información puntual que nos sea requerida.
Hacerle más sencillo el uso de nuestra página web.
Adaptar el contenido más relevante a sus intereses.
Informarle de noticias importantes concernientes a DPS.
Informarle sobre nuestros nuevos productos o servicios, actualizaciones de productos, cuestiones de soporte técnico, eventos y ofertas especiales.
Promocionar productos y servicios en nuestra página web y las páginas web de nuestros socios comerciales o partners.
Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.
Velar por la seguridad e integridad de nuestra Página Web.
Como parte de un proceso de venta continuo.
Mientras se facilita soporte técnico o consultoría respecto de algún producto.
Para formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de nuestros productos.
Para formar parte de medios automatizados como protocolos de comunicación.

COMENTARIOS

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MEDIOS

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FORMULARIOS DE CONTACTO

Los datos personales que son suministrados por los usuarios a través de formularios de contacto se conservan por un tiempo con fines de servicio al cliente, pero no se utiliza la información enviada de ellos con fines de comercialización o venta a terceros. En caso de requerir sus datos con fines de marketing se le especificará el fin del uso de esos datos recopilados en ese formulario en particular, como en el caso de suscripción a newsletters.

COOKIES

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ANALÍTICA

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DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de DPS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

Conocer los Datos Personales sobre los cuales DPS está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a DPS para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por DPS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
Solicitar a DPS la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos más adelante de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y DPS, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

Asuntos Legales DPS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de DPS, están obligados a reportar estas Bases de Datos a Asuntos Legales y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. Asuntos Legales también ha sido designada por DPS como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

AUTORIZACIÓN

DPS debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.
Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que DPS realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por DPS, tales como:

Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Para facilitar el ejercicio de los derechos que la ley 1581 de 2012 “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” reconoce a los titulares, causahabientes, representante y/o apoderado, a favor de otro y a las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes, DPS pone a disposición los mecanismos para que se puedan ejercer los derechos sobre los datos personales a los cuales realiza tratamiento.

Derecho de acceso

El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Es uno de los derechos que la ley 1581 de 2012 reconoce a las personas para que pueda controlar por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y en particular, el derecho a obtener información sobre si están siendo objeto de tratamiento y, en su caso, la finalidad del mismo, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.
En caso de que se actúe como causahabientes, representante y/o apoderado deberá aportarse, además del documento de identidad un documento que acredite tal calidad.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de poder atender su derecho de acceso.

Derecho de actualización, rectificación

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que son objeto de tratamiento por DPS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo.
La solicitud de reclamo debe ser dirigida a DISPENSERTEC SAS, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos. Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de sus datos en el Fichero.

Derecho de supresión de datos

El titular o sus causahabientes de los datos personales tiene el derecho de solicitar a DISPENSERTEC SAS la supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por DPS. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia DPS podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Ministerio del Trabajo o sus encargados, de acuerdo al articulo 16 de la ley 1581 de 2012.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS

DISPENSERTEC SAS como responsable de la información tiene el deber de:
a. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
b. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.
c. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
d. Todas las responsabilidades señaladas en el art. 17 y el art. 18 de la Ley 1581 de 2012 “Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento”.

INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de EJF, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de DPS tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

DPS, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de DPS se limita a disponer de los
medios adecuados para este fin. DPS no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de DPS y sus encargados. DPS exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.

TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

DPS podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a DPS cuando:
a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de DPS;
b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre DPS y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
• Dar tratamiento, a nombre de DPS a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 8 de julio de 2020.

CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS TUS DATOS

Si dejas un comentario, el comentario y sus metadatos se conservan indefinidamente. Esto es para que podamos reconocer y aprobar comentarios sucesivos automáticamente, en lugar de mantenerlos en una cola de moderación.

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